MÜŞTERİ KİŞİSEL VERİLERİNİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ
Ayfleks Ambalaj Limited Şirketi (“Ayfleks” veya “Şirket”), müşterilerimizin ve müşteri yetkililerinin/çalışanlarının kişisel verilerinin korunmasına önem verir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, kişisel verilerinizin hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeplere dayanarak işlendiğini, kimlerle paylaşılabileceğini, ne kadar süreyle saklandığını ve KVKK kapsamındaki haklarınızı bu metinde açıklıyoruz.
Veri Sorumlusunun Kimliği
Veri sorumlusu Ayfleks Ambalaj Limited Şirketi’dir. Merkez adresimiz Çerkezköy Organize Sanayi Bölgesi, Karaağaç Mah., 13. Sokak No: 2A, 59510 Kapaklı/Tekirdağ’dır. Şirketimize +90 (282) 255 53 30 numaralı telefondan ve info@ayfleks.com e‑posta adresinden ulaşabilirsiniz. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresimiz mevcutsa ayrıca yayımlanacaktır. Resmî internet sitemiz www.ayfleks.com’dur.
İşlenen Kişisel Veriler
Müşteri ilişkileri kapsamında; kimlik (ad‑soyad, gerektiğinde ve sınırlı olarak T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, imza, unvan/pozisyon), iletişim (telefon, e‑posta, iş adresi, tebligat/KEP), müşteri işlem (sözleşmeler, teklif‑sipariş ve sevkiyat/teslimat bilgileri, servis/garanti ve satış sonrası destek kayıtları, yazışmalar), finans/ödeme (fatura, vergi numarası, IBAN, tahsilat/ödeme kayıtları, cari hesap ekstresi, çek/senet bilgileri), dijital kanallara ilişkin kullanım/işlem güvenliği (IP, log, çerez verileri – ayrıntılar çerez politikasında yer alır) ve hukuki işlem (ihtilaflara ilişkin dosya ve yazışmalar) verileri işlenebilir.
İşleme Amaçları
Kişisel verileriniz; sözleşme ve sipariş süreçlerinin (teklif, üretim, sevkiyat, teslimat, satış sonrası destek) yürütülmesi, müşteri ilişkileri ve iletişim faaliyetlerinin (talep/şikâyet yönetimi, randevu ve ziyaret planlama) sürdürülmesi, finans ve muhasebe işlemlerinin (fatura, tahsilat/ödeme, cari hesap, denetim) yerine getirilmesi, vergi ve ticaret mevzuatından doğan hukuki yükümlülüklerin ifası, uyuşmazlıkların önlenmesi ve gerektiğinde hukuki hakların tesisi/kullanılması/korunması ile yeni ürün ve hizmetlere ilişkin bilgilendirmelerin tercihleriniz ve İYS onaylarınız doğrultusunda yapılması amaçlarıyla işlenir.
Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepler
Verileriniz; teklif/sözleşme ve sipariş formları, e‑posta ve telefon görüşmeleri, muhasebe ile ERP/CRM sistemleri, teslimat ve sevkiyat evrakları, web sitemiz ve çerezler ile ziyaret‑toplantı kayıtları aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamlarda elde edilir. İşleme, KVKK’nın 5 ve 6. maddeleri uyarınca sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, meşru menfaatlerimiz (müşteri ilişkileri, risk ve sahteciliğin önlenmesi gibi, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla) ve bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması hukuki sebeplerine dayanır. Olağan müşteri süreçlerinde özel nitelikli kişisel veriler işlenmez; zorunlu hâllerde ancak KVKK m.6 kapsamındaki istisnalar ve gerekli güvenlik tedbirleri dâhilinde işlenebilir.
Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, amaçla bağlantılı ve ölçülü olmak kaydıyla; bankalar ve ödeme hizmeti sağlayıcıları, lojistik/kargo firmaları ve gümrük/lojistik hizmet sağlayıcıları, e‑Fatura/e‑Arşiv ve mali mühür entegratörleri ile bağımsız denetim ve mali müşavirlik hizmeti verenler, BT‑barındırma‑bakım ve güvenlik hizmeti sağlayıcıları, avukatlar ve hukuki danışmanlar ile yetkili kamu kurum ve kuruluşları ve yargı mercileriyle paylaşılabilir. Süreç gerektiriyorsa sınırlı hallerde iş ortakları ve tedarikçilerle de paylaşım yapılabilir.
Yurt Dışına Aktarım
Rutin müşteri süreçlerinde yurt dışına aktarım yapılmaz. Ancak bulut e‑posta/BT hizmetleri veya dış kaynaklı destek nedeniyle yurt dışında mukim hizmet sağlayıcıların kullanılması gerekirse, KVKK m.9 kapsamında yeterlilik kararı, taahhütname/bağlayıcı kurallar veya açık rıza şartlarından biri sağlanmadan aktarım gerçekleştirilmez.
Saklama ve İmha
Kişisel verileriniz, işleme amaçları için gerekli azami süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler çerçevesinde saklanır. Finans ve ticari kayıtlar (e‑Fatura/e‑Arşiv dâhil) ile sözleşme, sipariş/teslim evrakları ve yazışmalar on yıl; müşteri iletişim ve şikâyet kayıtları üç yıl; pazarlama/İYS tercihlerine ilişkin kayıtlar üç yıl; web ve uygulama logları ile çerez verileri ise azami iki yıl süreyle muhafaza edilir. Süreler dolduğunda veriler periyodik imha politikamıza uygun biçimde silinir, yok edilir veya anonimleştirilir.
Haklarınız
KVKK m.11 kapsamında; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, verilerinizin yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme, KVKK m.7 uyarınca silinmesini/yok edilmesini talep etme ve bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, yalnızca otomatik işleme sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde tazmin talep etme haklarına sahipsiniz.
Başvuru Yolları ve Cevap Süresi
Haklarınıza ilişkin başvurularınızı “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ”e uygun olarak; yazılı biçimde Ayfleks Ambalaj Ltd. Şti., ÇOSB Karaağaç Mah. 13. Sk. No:2A, 59510 Kapaklı/Tekirdağ adresine; KEP adresimiz üzerinden (varsa) veya güvenli elektronik/mobil imza ile info@ayfleks.com e‑posta adresine iletebilirsiniz. Başvurular en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyete yol açması hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.
Yürürlük ve Güncellemeler
Bu aydınlatma metni gerektiğinde güncellenebilir. Güncel sürüm web sitemizde yayımlanır ve talep edilmesi hâlinde basılı olarak temin edilir.